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高校科研管理部門與圖書館協同開展科研信息服務

作者:admin 更新時間:2019年03月16日 08:01:03

  1引言


  科學研究是探索未知的活動,需要充分的信息資源保障和信息服務支持。在高校,能提供科研信息的渠道有很多,但與科學研究和技術創新直接產生供求關系的主要還是科研管理部門和圖書館。目前,科研管理服務與圖書館信息服務之間缺乏組織協調與合作,造成研究人員疲于多部門辦事,耗費了科研的時間和精力。同樣,科研管理部門與圖書館忙于應付研究人員的相關要求,重復溝通信息,造成服務人員緊缺,服務時間不夠。因此,為了提高研究人員獲取科研信息的質量和效率,建立科研管理部門和圖書館協同服務的機制和模式非常重要。


  2協同開展科研信息服務的必要性和迫切性


  2.1新時期科研信息的多重性給研究人員帶來挑戰


  本文所提的科研信息是指完成一項科學研究和技術創新所必須具備的信息,或是對當前和未來開展研究有幫助的信息。例如,科研項目指南、項目申報信息、國內外研究動態、科技成果數據等等。科學研究的目標是創新知識和技術,這種高要求決定了科研信息的多重性。


  (1)綜合性。創新具有繼承和發展兩重性。科學研究和技術創新越來越呈現出跨學科態勢,解決一項技術難題常常需要不同的學科共同參與,收集單一學科的信息動態已不能滿足研究人員的需求。除了學科信息,涉及科研項目的申請、科技成果獲取等的信息也是保證科研順利開展的必要因素。


  (2)持續性。不同階段的科研活動都要經歷信息的反復收集和整理。


  (3)不確定性。科研是一種對未知領域的探索,在這個過程中對原有方案、技術和方法等很可能進行調整,因此需要根據科研進展的實際需要調整信息收集方向,以滿足項目不同階段的信息需求。


  (4)復雜性。早期研究人員只要查閱五、六種和自身研究領域有關的核心期刊,就能滿足基本研究需求。但是在“大數據時代”,數據和信息的數量激增,對研究人員在數據和信息的獲取、選擇和分析方面提出了更高的要求,研究人員需要得到專業人員的幫助,才能有效地獲取研究所需的可靠信息[2]。


  2.2研究人員固有的科研信息獲取方式不利于科研創新發展


  當前,隨著數字化、網絡化建設的不斷加快,豐富的學科信息資源成為高校科學研究人員開展科學研究的福音,但也已成為一種難以駕馭的負擔。一方面研究人員都非常希望以最少的時間獲得最新最全的科研信息,但往往因為人手和時間的原因而弱化科研信息的收集和調研,導致收集的信息不全、不準,沒有準確把握科研項目的創新性,影響了研究的預期效果。另一方面,由于研究人員不是信息檢索專業人士,在大量的信息面前,不知道如何有效收集信息情報,花了大量時間卻得不到最有用的信息。三是不少研究人員一直以來習慣于依靠自己的力量查閱項目的追蹤信息,對于圖書館和科研管理部門提供的信息服務持懷疑態度,降低了獲取科研信息的效率。


  通過以上分析可以看出,研究人員開展科研工作離不開科研管理部門、圖書館的服務支撐,而科研管理部門和圖書館要在努力改革和完善各自服務能力同時,加強雙方之間的深度合作,才能提高研究人員獲取科研信息的有效性和可靠性,增加研究人員對科研管理部門和圖書館的信任度,從而促進科研創新發展。


  3科研信息服務存在的問題及原因


  目前科研管理部門和圖書館之間相互合作、協同服務科研的情況并不令人滿意,存在的主要問題及原因如下:


  (1)服務渠道不暢通。研究人員、科研管理部門、圖書館三者之間缺乏實時溝通,沒有把項目來源信息、項目過程要求信息和項目結題成果信息等串聯起來,建立規范化的信息溝通機制和定制服務機制。


  (2)主動服務的意識不到位。科研管理部門常常只簡單完成發布科研項目申報通知、向項目組織機構上傳項目各類報告、年底統計各類科技成果數據等收發和統計的工作,卻沒有意識到收集、整理手上充足的項目信息,跟蹤了解項目研究的最新發展趨勢,向研究人員提供專業性服務。而圖書館學科館員只忙于應付被要求的工作,顧不上主動及時了解研究人員的需求,沒有主動服務科研人員的意識。


  (3)服務隊伍的人員不充足。隨著國家科研經費的增長,高校科研管理部門的工作量和責任與日俱增,只忙于完成日常工作,沒有時間思考如何更好地服務科研。對于圖書館學科服務人員來說,由于平日提供科技查新、信息檢索和學科服務咨詢等服務的工作量大,人員緊張,對跟蹤服務科研項目已沒有了時間和精力。


  (4)服務內容不深入。學科服務人員因缺乏專業知識而難以深入了解科研項目,項目信息收集和服務與研究人員的需求會存在一定的偏差。科研管理部門在發布課題申請指南時,缺乏對政策和往年申請情況的深度解讀,使研究人員難以獲得指導性的信息。


  (5)研究人員要求服務的愿望不強。由于研究人員習慣于原有的信息搜索方式,再加上圖書館和科研管理部門各自為政,服務效率不高,導致研究人員向兩個部門尋求服務的意愿并不強烈。


  4協同開展科研信息服務的思路及可行性


  4.1理清科研管理部門、圖書館和研究人員之間的關系


  對于科研管理部門、圖書館和研究人員三者之間的關系,具體梳理如下:


  (1)從管理職能角度而言,科研管理部門掌管全校的科學研究和技術創新,對研究人員開展科研有要求權。而圖書館對學校開展科學研究和技術創新只有輔助權,沒有要求權。


  (2)根據項目管理需要,研究人員開展科研工作時需定期向科研管理部門提交進展報告和結題報告等。他們無需向圖書館匯報科研進展,但可以向圖書館提出信息收集的需求。(3)科研管理部門與圖書館可能有合作,如圖書館向科研管理部門提供當年的科技成果數據,但兩個部門沒有建立協同機制,沒有建立協同服務模式。


  因此,科研管理部門與研究人員之間是雙向必須聯系的關系。而圖書館與研究人員之間,只有研究人員利用圖書館信息資源的單向但不是必須的關系。也可以說,科研管理部門與研究人員之間存在管理與被管理、服務與被服務的關系,圖書館與研究人員之間也存在服務與被服務的關系。但前者關系是必然存在,是實的;而后者的關系是虛的,它是否被需要取決于該服務是否能幫助科研項目順利開展。目前科研管理部門與圖書館之間沒有建立協同機制(見圖1)。


  4.2科研過程的信息需求及服務


  高校科研管理是融合了科研信息發布、項目管理、知識產權管理、成果推廣、科技成果統計評價等內容的全過程管理。在這過程中,無論是跟蹤國內外前沿領域研究動態、行業關鍵性問題的研究信息,還是科技成果數據的統計分析等,都離不開圖書館的服務。同時,研究人員從科研項目申報到實施直至結題,都與科研管理服務、圖書館學科服務有交集。


  (1)項目申請前


  科研管理服務人員應協同學科館員收集信息,提前分析項目申請指南的各項新舊政策的變化,及時提醒研究人員項目申報的相關新政策和新要求。


  (2)項目申請


  這一階段,研究人員急需查閱大量學科前沿的信息資源。科研管理部門應協同圖書館對研究人員申報研究領域的國內外最新研究進展和未來發展趨勢提供相關信息,聘請專家把關申請書是否切題、準確、清晰,是否體現了申報項目的研究基礎與優勢。此階段科研管理部門應對項目申請書填寫容易出錯的部分進行標注說明,制作申請書形式審查的明細表,以保證申請書的質量。圖書館應提供利用End.ote等文獻管理軟件編寫項目申請書的模板。這些對于初次申請項目的青年研究人員而言,猶如穿越如何搞科研這個黑洞的指路明燈。


  (3)項目實施


  這個階段研究人員需要按照項目計劃任務書的研究路線開展工作,獲取需要的科研數據。科研管理部門按照項目計劃任務書,掌握著項目的執行情況、階段性研究成果、經費使用情況等信息,可以協同圖書館主動收集一些課題相關研究領域的重大信息,以供研究人員參考,幫助他們及時對項目的研究方向進行改進與調整。


  (4)項目結題


  這一階段需要查閱大量的學科信息資源,掌握國內外研究進展與態勢分析,直接比較國內外研究內容,更好地解釋研究結果,獲得創新性成果。而青年科研人員此時更需要專利和論文寫作培訓,專利申請流程和論文投稿指南等等。


  科研管理部門可根據所掌握的研究進度,協同圖書館,向研究人員提供項目研究領域的國內外最新研究進展,幫助項目組節約時間。


  (5)成果管理


  高校每年除了登記本單位的科技成果,對所獲科技獎勵、專利和軟件著作權、科技論文以及論文被國內外重要數據庫收錄等成果進行統計分析和排序外,還要會利用圖書館的學科信息資源,結合本單位實際,對國內外相關科研成果進行關聯與競爭關系的分析以及科研效益分析。


  上述兩個職能部門都具有開展科學研究的有效信息源,又具有相關專業服務技能,如果能協同服務科研,減輕研究人員多次往返兩個部門的時間和精力成本,何樂而不為?另外,如果科研管理部門和圖書館分別與研究人員之間建立起了主動服務與要求服務的信任關系,就能為研究人員營造良好的科研氛圍(見圖2)。


  5科研管理部門與圖書館協同服務的具體措施


  引用一句互聯網界的語言,“信息世界里,匹配為王。把對的信息內容交付到對的人手中,這件事做到位了,就是王者!”科研管理部門和圖書館加強合作,把對的科研信息交付到研究人員手中,以減輕研究人員查找所需信息的負擔,那就是王者。


  5.1將服務關口前移,開展一站式平臺服務


  由科研管理部門架起圖書館和研究人員之間的服務橋梁,通過統一的科研管理信息系統,實現信息資源一體化,使用戶可以一站式獲取所需的全部信息資源。


  (1)關口前移服務


  科研管理部門得到項目申報通知并在校內發布的同時,可將項目信息要求傳遞給圖書館,要求收集項目研究領域的國內外最新研究動態,由科研管理部門及時公布于科研管理信息平臺的科研動態欄目中,同時也將此信息傳達給項目申請人,以節省研究人員查找信息的時間和精力。


  例如,上海交通大學圖書館在Primo系統基礎上,積極引薦試用bX學術推薦工具,利用全球科研人員對學術信息資源的訪問日志,挖掘相同或相關領域研究者的資源使用傾向,進而提供相關學術文章的推薦。同時,集合期刊文章、會議文章、專利和標準等學術資源,通過Metalib/SFX技術實現全文鏈接。


  (2)主動跟蹤服務


  科研管理部門要改變僅簡單發布科研項目申報通知、向項目組織機構上傳項目各類報告、年底統計各類科技成果數據等收發室和統計處的服務模式。圖書館應該改變傳統單向、被動的僅僅作為資源提供者的服務模式。


  首先,科研管理部門掌管全校科學研究和技術創新,相較于圖書館的輔助職能,它直接取得了研究人員的信賴和依靠。其次,科研管理部門有直接掌握全校所有縱、橫向科研項目信息的優勢和管理職能。利用這兩點優勢,科研管理部門可以在科研管理信息系統中開設實時收集研究人員信息服務需求的平臺,開展與研究人員直接的交流,掌握信息需求,并將信息需求傳遞給圖書館,請學科館員搜索和提取相關信息,再反饋給研究人員,使研究人員可以在科研過程中實時獲取當前科研工作所需的信息與服務。


  5.2科研管理部門從圖書館定制科技成果數據,構建本校科技成果數據庫


  為掌握本校所獲科技獎項、授權專利、已發表科技論文和被收錄論文、到校科研經費等各類數據,了解學校當年開展和推動科研工作的情況,科研管理部門每年年底都開展科技成果登記工作。早期,因管理信息系統建設不到位,科研管理部門只能通知師生攜帶各類科技成果原件來本部門進行手工登記。這是一項大工程,需抽調相關工作人員耗時較長才能完成。同時,也因排隊登記的效率問題讓師生怨聲載道。目前,科研管理部門與圖書館已經開展合作。一方面圖書館可以利用自身的資源優勢和人員優勢,提供本校科技成果的原始數據,如授權專利、已發表科技論文和被收錄論文等信息,另一方面科研管理部門根據科技成果管理的需要,對這些成果數據按學校名稱、學院名稱進行校對和剔重等精加工,導人科研管理信息系統數據庫,自動和數據庫中的學院名、人名進行匹配,構建完成當年的科技成果數據庫。年底學校進行科技成果登記工作時,科研人員只需要搜索數據庫中本人取得的成果,進行查遺補缺工作,這樣就大大減少了他們的工作量。當然,構建科技成果數據庫不能只停留在收集和保存數據層面,科研管理部門需要協同圖書館,深度挖掘各項數據的內在關系,對獲獎、授權專利、科技論文發表和被收錄情況與各學科的國內外科技成果現狀等進行統計和排序,并將信息提供給研究人員,為其所用。


  5.3協同開展科研信息培訓服務


  通過調研發現,研究人員對科研信息培訓服務的需求還是很大的,主要原因有:


  (1)研究人員不了解各類項目的申報時間段、年齡和資助金額等信息,對于如何寫好項目申請、科技獎項申請、專利申請等材料沒有把握。研究生尚不了解如何寫科技論文、怎樣投稿等。


  (2)研究人員收集資料時的一種常用方式是首先用谷歌學術搜索,查找到相關信息后再進入圖書館的數據庫找全文。這反映了研究人員明顯缺少信息檢索的相關知識和技巧。


  目前,科研管理部門開設了一些培訓,例如:最新科技管理政策、各類項目的申報信息和具體要求,如何撰寫項目申請書、科技獎項申請書,怎樣寫好科技論文等講座。而圖書館開設的培訓有課題查新、特定專題的檢索、特定學科的論文寫作與投稿等。不難發現,科研管理部門和圖書館各自都提供了相關培訓,但沒有協同開展,造成了一些培訓內容的重復。


  美國斯坦福醫學院圖書館網站專門辟出“支持作者”欄目,為師生的論文寫作提供全生命周期的服務,包括文獻傳遞、美國國立衛生研究院出版政策解讀、寫作課程、Endnote支持、版權咨詢等,并提供超過3500種期刊的投稿指南說明等信息。


  目前我們尚達不到斯坦福醫學院圖書館的信息服務水平,但可以通過科研管理人員和圖書館員協同開設科研信息培訓講座的方式,達到相同效果。


  一類是普及基本知識的培訓。內容包括各類項目的申報信息和具體要求,項目申請書的撰寫,專利、科技論文的撰寫與投稿,圖書館學科信息資源和數據庫檢索技能等講座。


  另一類是重點數據庫的系統介紹,針對研究人員提出的需要開展培訓。例如,針對某一特定研究方向開展追蹤、介紹其相關數據庫的搜索方法和技巧、特定文獻的獲取等。


  協同培訓使科研信息服務更加靈活和適用,有助于提高科研信息服務的效果。


  5.4建立互開接口的科研管理和圖書情報信息系統平臺


  隨著信息化和網絡化水平的提高,高校根據自身的定位和類型,紛紛重新建設或升級科研管理信息系統。根據調研統計,高校科研管理系統經歷了三期建設階段:一期是建立科研管理的基礎功能。為滿足學校科研管理工作的基本要求,構建科研辦公系統、科研人員系統、項目管理系統、成果登記系統、論文管理系統、獎勵管理系統、專利管理系統、標準管理系統、著作管理系統、后臺管理系統等完成基本科研管理所必需的系統。二期是營造科研氛圍,提升管理效率。構建學術活動系統、科研統計系統等。三期是提升學校整體信息化水平,深化數據應用。構建科研管理系統與學校其他系統的接口,如與學校財務、人事、研究生院、圖書館等系統開通接口,實現信息共享;提升服務手段,如提供移動訪問服務;深化數據利用,對數據進行提煉、分析,用于學科發展、人才評價等。與財務系統接口,使科研管理部門能全程跟蹤科研經費的執行情況;與人事部門和研究生院開通接口,以及時完善教師和研究生的基本信息;與圖書館開通接口,隨時收集學科前沿動態、科技成果數據等,協助研究人員快速高效地找到符合需要的信息資源,并為下一步開展科研項目專題定制信息服務做好準備。例如,在科研管理系統開設項目服務欄,提供數據庫使用培訓、學術動態、館際互借與文獻傳遞等信息服務。目前,國家重點基礎研究發展計劃項目“973計劃項目”的信息工作做得較好,有專題網頁和研究進展簡報等信息。如果能把這些專項信息與科研管理部門、圖書館相互鏈接,形成如圖2所示的三角形循環運行模式,就能相互促進,達到共贏。


  5.5培養科研秘書成為信息服務聯絡員,構建高校科研信息層級服務模式


  目前國內高校圖書館的學科館員普遍人手不夠。如浙江大學圖書館,專職學科館員為12人,二級學科為336個,其對口服務的比例為1:28;中國礦業大學(北京)的學科服務人員只有1―2人,開展一些簡單的咨詢服務已疲于應付,更談不上開展科研信息跟蹤服務了。


  在學科館員人員緊缺的情況下,學院科研秘書成為科研信息服務的聯絡員,構建高校科研信息層級服務模式,既能減輕學科館員的工作壓力,又能滿足研究人員的信息需求。


  科研秘書作為信息服務聯絡員的優勢在于,他們是科研管理部門與學院教師的中介,擔負學院科研信息的上傳下達職能。同時,他們也熟悉本學院教師的基本情況,以及他們承擔的科研項目、研究內容和所帶研究生情況。


  一是對科研秘書開展圖書館學科資源類型、功能和使用的培訓,使其代替學科館員及時向學院的研究人員宣傳和介紹圖書館的信息資源。


  二是科研秘書一般都具有本學院的專業背景。他們通過學科館員的技術指導,利用自身專業知識,可以為本學院的科研項目或研究人員提供更加專業、符合要求的科研信息服務。


  三是高校科研管理部門普遍與學院科研秘書開設了實時溝通平臺。科研秘書可以將科研信息服務情況及時向科研管理部門反映,使科研管理部門及時掌握科研項目和研究人員的信息需求,更好地開展跟蹤服務和監督管理。


  6總結和建議


  科研管理部門與圖書館協同服務科研是一個連續復雜的過程,為確保服務效益,需要從意識上高度重視,從組織上加緊落實。筆者建議:


  (1)樹立協同意識,打破各自為政的框架。科研管理部門與圖書館要從遵循科學研究發展過程的角度出發,樹立協同意識,展開深度合作,充分利用現有信息資源服務科學研究和技術創新,提高信息資源的利用效率。


  (2)建立協同領導小組。組建由主管科研的校長任組長,由科研管理部門和圖書館主要負責人、學院主管科研的院長擔任成員的協同領導小組,定期召開會議,制定協同辦法和評價方式,提高協同服務效果。


  (3)開展多點協同。單個圖書館的資源與服務必定是有限的,科研管理部門可以與其他高校圖書館建立起協同的服務網絡,利用先進的信息技術和不同圖書館的優勢資源,為研究人員提供全面的信息服務。

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